OBJETIVO

Esta Política estabelece as orientações gerais para a proteção de dados pessoais dentro do ambiente corporativo da ABMAIS URBANISMO, uma vez que na execução de suas operações coleta, manuseia e armazena informações que podem estar relacionadas a pessoas físicas identificadas e/ou identificáveis (“Dados Pessoais”).

ABRANGÊNCIA

Esta Política é aplicável à ABMAIS URBANISMO, tanto no Brasil quanto no exterior, e a todos os Integrantes que tenham acesso a quaisquer Dados Pessoais detidos pela ABMAIS URBANISMO ou em seu nome.

Procedimentos adicionais podem ser criados de acordo com exigência da legislação local. Qualquer legislação aplicável nas diferentes regiões nas quais a Companhia atua devem prevalecer caso estejam ou venham estar em conflito com esta Política.

ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES

• Caberá ao Conselho de Administração (“CA” ou “Conselho”):
•  Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades.
• Contratar os Data Protection Officers (“DPOs”) e estabelecer o correspondente orçamento para execução das suas atividades, responsabilizando-se pelo gerenciamento dos mesmos;
• Caberá ao Comitê de Conformidade e Privacidade (“CC”):
• Revisar esta Política e suas alterações ao CA;
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades;
• Definir e aprovar a estrutura de governança para os assuntos de privacidade e proteção de dados;
• Fazer o monitoramento permanente e efetivo da implementação das iniciativas de privacidade, incluindo os eventos relacionados a vazamento de Dados Pessoais e as decisões do Comitê de Privacidade;
• Propor ao Comitê de Privacidade a resolução das matérias relativas a eventos de alto risco que forem encaminhadas por este ao CCP; e Reportar ao CA os eventos relacionados a vazamento de Dados Pessoais e as decisões do Comitê de Privacidade.
• Aprovar as Documentações Orientadoras de Proteção de Dados Pessoais, alinhados com esta Política; e
• Revisar anualmente, ou em prazo menor quando necessário, as iniciativas de privacidade adotadas pela Companhia;
• Promover o conhecimento adequado dos principais stakeholders em relação à importância da proteção de Dados Pessoais e das atividades internas inerentes as iniciativas de privacidade;
• Discutir e tomar decisões técnicas sobre novas atividades de Tratamento de Dados Pessoais, com base nos relatórios de impacto à proteção de Dados Pessoais;
• Decidir sobre as medidas técnicas a serem aplicadas para eventos alto risco, assim como as medidas disciplinares;
• Caberá ao Líderes:
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais nas atividades de suas respectivas áreas, garantindo que a ABMAIS esteja em conformidade com as leis e regulamentos relacionados à privacidade e proteção de Dados Pessoais, bem como com suas políticas e procedimentos internos relacionados ao tema;
• Garantir que os requisitos da legislação e regulamentação aplicáveis no país de atuação sejam atendidos, bem como que os seus liderados atuem de acordo com esta Política;
• Revisar e manter atualizado o mapeamento de Dados Pessoais, pelo menos uma vez por ano (ou sempre em caso de mudanças substanciais), junto com a Área de Conformidade responsável; e
• Garantir que, ao usar Consentimento para o Tratamento de Dados Pessoais, que este seja coletado e gerenciado de forma que a opção dada pelo Titular do Dado seja respeitada e que gere evidências necessárias para apresentação às autoridades ou ao próprio Titular, quando necessário.
• Incluir avaliação de aderência à Documentação Orientadora que versa sobre proteção de Dados Pessoais nos projetos de auditoria e reportar ao CCP o resultado dessas avaliações.
• Propor ao CCP a revisão e atualização desta Política;
• Liderar, coordenar e supervisionar a estratégia de proteção de Dados Pessoais e orientar na implementação das medidas requeridas para estar em conformidade com os requisitos da legislação e da regulamentação aplicáveis de proteção de Dados Pessoais;
• Participar e orientar, sob a ótica de privacidade, os projetos corporativos que envolvam Tratamento de Dados Pessoais a fim de validar a aderência aos requisitos da legislação e da regulamentação aplicáveis, além de garantir privacidade como um padrão a ser adotado e a incorporação no desenho das medidas de segurança necessárias;
• Realizar treinamentos, programas de conscientização e comunicação do tema de privacidade de Dados Pessoais em toda a Companhia;
• Elaborar e manter atualizada a Documentação Orientadora relativa à privacidade que estejam na sua competência;
• Monitorar o cumprimento das regras internas de privacidade;
• Coordenar a execução de análise de impacto de privacidade de dados (“DPIA”: Data Protection Impact Analysis);
• Alinhar periodicamente as definições e critérios com o Data Protection Officer (DPO);
• Definir, revisar e atualizar avisos de privacidade;
• Conduzir periodicamente avaliações de maturidade da Companhia em relação às iniciativas de privacidade, identificando melhorias assim como a sua evolução;
• Acompanhar e apoiar a implementação dos planos de ação para correção de gaps das iniciativas de privacidade;
• Endereçar as solicitações dos Titulares de Dados Pessoais de acordo com a legislação e regulamentação vigente em cada país e com a Documentação Orientadora da Companhia;
• Cooperar e se relacionar com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (Brasil); e
• Garantir a manutenção das evidências de execução e implementação das iniciativas de privacidade atendendo ao princípio da responsabilização.
• Apoiar administrativamente o DPO e o CCP nos treinamentos, campanhas de conscientização, comunicação interna, etc.;
• Reportar ao CCP as preocupações relacionadas à implementação das iniciativas de privacidade.
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades;
• Submeter ao CCP a resolução sobre as medidas técnicas relativas a eventos de alto risco que não sejam de sua alçada; e
• Reportar ao CCP os eventos relacionados a vazamento de Dados Pessoais e as suas decisões.
• Data Protection Officer (DPO):
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades;
• Participar e orientar sob a ótica de privacidade os projetos que envolvam Tratamento de Dados Pessoais a fim de validar a aderência aos requisitos da legislação e da regulamentação aplicáveis, além de garantir privacidade como um padrão e a incorporação no desenho das medidas de segurança necessárias;
• Auxiliar operacionalmente o monitoramento do cumprimento das regras internas e manutenção de indicadores de performance de proteção de dados relacionados à proteção de dados e privacidade;
• Auxiliar na condução periódica de avaliações regionais de maturidade sobre as iniciativas de privacidade, identificando a evolução do programa e os gaps remanescentes e/ou novos;
• Apoiar no acompanhamento regional e na implementação dos planos de ação para correção de gaps das iniciativas de privacidade;
• Apoiar no preparo dos relatórios de impacto à proteção de Dados Pessoais (DPIA – Data Protection Impact Analysis) e na tomada de decisão dos projetos regionais garantido o alinhamento com os requerimentos desta Política;
• Monitorar as requisições dos Titulares de Dados Pessoais a fim de garantir que sejam respondidas dentro do prazo;
• Garantir a manutenção das evidências de execução e implementação das iniciativas de privacidade, no âmbito regional (princípio da responsabilização); e
• Coordenar as atividades e consultas com as diversas áreas da Companhia.
• Influenciador de Privacidade (Colaboradores)
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades;
• Prestar suporte à área de privacidade, a partir de treinamentos recebidos do DPO
• Facilitar a coleta de evidências sobre a aplicação das regras internas de privacidade e proteção de Dados Pessoais; e
• Disseminar a cultura de privacidade e proteção de Dados Pessoais nas respectivas áreas.
• Segurança da Informação (“TI”)
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades;
• Analisar violações e vazamentos de Dados Pessoais bem como efetuar a coleta de evidências técnicas;
• Monitorar e implementar medidas de segurança para garantir o cumprimento da legislação e da regulamentação aplicáveis;
• Publicar avisos de privacidade em websites e programas externos;
• Revisar e manter atualizada a Documentação Orientadora relativa à Segurança da Informação que estejam na sua competência;
• Definir procedimento e templates para formalização de incidentes de Dados Pessoais

• Implementar mecanismos para garantir os direitos dos Titulares de Dados;
• Prestar suporte técnico e analisar novas ferramentas e sistemas com foco na exposição de Dados Pessoais; e
• Garantir a aplicação das medidas de segurança proporcionais ao risco gerado pelo Tratamento de Dados Pessoais e em linha com a expectativa de proteção do Titular do Dado Pessoal, garantindo a integridade, disponibilidade e confidencialidade destas informações.
• Área Jurídica
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades;
• Assegurar que os contratos que contemplem a cessão ou o Tratamento de Dados Pessoais contenham cláusulas de privacidade adequadas à legislação e regulamentação aplicáveis;
• Prestar apoio jurídico na ocorrência de vazamentos de Dados Pessoais;
• Prestar apoio jurídico na interpretação da legislação e regulamentação relativas à proteção de Dados Pessoais;
• Apoiar na renegociação de contratos/aditivos com fornecedores e clientes que realizam o Tratamento de Dados Pessoais; e
• Apoiar na interface com Autoridades Nacionais de Dados Pessoais.
• Todos os integrantes da Companhia, incluindo Líderes
• Responsabilizar-se pelo uso adequado de Dados Pessoais em suas atividades;
• Cumprir a legislação e regulamentação aplicáveis, bem como Documentação Orientadora da Companhia relativos à proteção de Dados Pessoais e aplicação das medidas adequadas de segurança de TI;
• Relatar para o Líder de Privacidade Corporativo ou seus representantes regionais a ocorrência de quaisquer incidentes de Dados Pessoais ou segurança de dados, bem como as deficiências identificadas relacionadas ou possíveis riscos de privacidade; e
• Participar das atividades de treinamento em proteção de dados conforme orientado.

POLÍTICA

• Princípios de Proteção de Dados Pessoais

Esta seção descreve os princípios que devem ser observados na coleta, manuseio, armazenamento, divulgação e Tratamento de “Dados Pessoais” pela Companhia para atender aos padrões de proteção de dados no âmbito corporativo e estar em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis nos respectivos países onde tiver operação ou atividade comercial.

• Legalidade, Transparência e Não Discriminação

A Companhia trata os Dados Pessoais de forma justa, transparente e em
conformidade com legislação e regulamentação aplicáveis.

A Companhia somente trata Dados Pessoais quando o propósito/finalidade do Tratamento se enquadra em uma das hipóteses legais permitidas, abaixo elencadas, sendo certo que os Titulares de Dados devem ser informados sobre a razão e a forma pela qual seus Dados Pessoais estão sendo tratados antes ou durante a coleta:

• necessidade para a execução de um contrato do qual o Titular dos Dados é parte;
•  exigência decorrente de lei ou regulamento ao qual a Companhia está sujeita;
•  exercício regular de um direito
• interesse legítimo pelo Tratamento, hipótese na qual tal interesse legítimo será comunicado previamente; e
• necessidade de prover ao Titular dos Dados o exercício regular de direito em processo judicial, administrativo ou arbitral.

Quando o Tratamento de Dados Pessoais não se enquadrar nas hipóteses acima, a Companhia deve obter o Consentimento dos Titulares dos Dados para o Tratamento de seus Dados Pessoais, e assegurar que este Consentimento e seja obtido de forma específica, livre, inequívoca informada.

A Companhia deve coletar, armazenar e gerenciar todas as respostas de Consentimento de maneira organizada e acessível, para que a comprovação de Consentimento possa ser fornecida quando necessário.

Da mesma forma, o Titular de Dados deve ter a possibilidade de retirar o seu Consentimento a qualquer momento com a mesma facilidade que foi fornecido.

Em algumas circunstâncias a Companhia também pode ser obrigada a tratar Dados Pessoais Sensíveis, envolvendo, mas não limitado a:

• dados relacionados à saúde ou à vida sexual
• dados genéticos ou biométricos vinculados a uma pessoa física;
•  dados sobre orientação sexual;
•  dados sobre condenações ou ofensas criminais;
•  dados que evidenciem a origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas; e
•  dados referentes à convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político.

O Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis é proibido, exceto nos casos específicos descritos abaixo, nos quais deverão ser observados padrões de segurança mais robustos do que os empregados aos demais Dados Pessoais:

• quando for necessário para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• quando for necessário para o exercício regular de direitos como, por exemplo, defesa ou proposição de ações judiciais ou administrativas ou arbitrais;
• quando for necessário para o cumprimento de obrigações e o exercício de direitos em matéria de emprego, previdência social e proteção social;
• para proteção à vida ou à incolumidade física do Titular do Dado incluindo dados médicos com fins preventivos, ocupacional;
• para fins de promoção ou manutenção de igualdade de oportunidades entre pessoas de origem racial ou étnica diferente,
• quando o Titular dos Dados tiver dado o seu Consentimento explícito, de acordo com a legislação e regulamentação aplicáveis; e
• quando o Tratamento for relativo a condenações penais e infrações ou a medidas de proteção relacionadas será efetuado sob o controle da autoridade pública ou quando o Tratamento for autorizado pela legislação da União ou de um Estado-Membro que preveja as salvaguardas adequadas para os direitos e liberdades dos Titulares de Dados Pessoais.

• Limitação e Adequação da Finalidade

O Tratamento de Dados Pessoais deve ser realizado de maneira compatível com a finalidade original para a qual os Dados Pessoais foram coletados, não podendo ser coletados com um propósito e utilizados para outro. Quaisquer outras finalidades devem ser compatíveis com a razão original para qual os Dados Pessoais foram coletados.

• Princípio da Necessidade (Minimização dos Dados)

A Companhia somente pode tratar Dados Pessoais na medida em que seja necessário para atingir um propósito específico, este é o princípio da minimização de dados. O compartilhamento de Dados Pessoais com outra área ou

outra empresa deve considerar este princípio, só podendo ser compartilhados
quando tenham um amparo legal adequado.

• Exatidão (Qualidade dos Dados)

A Companhia deve adotar medidas razoáveis para assegurar que quaisquer Dados Pessoais em sua posse sejam mantidos precisos, atualizados em relação às finalidades para as quais foram coletados, sendo certo que deve ser possibilitado ao Titular do Dado Pessoal a possibilidade de se requerer a exclusão ou correção de dados imprecisos ou desatualizados.

• Retenção e Limitação do Armazenamento de Dados

A Companhia deve ter conhecimento de suas atividades de Tratamento, períodos de retenção estabelecidos e processos de revisão periódica, não podendo manter os Dados Pessoais por prazo superior ao necessário para atender as finalidades pretendidas

• Integridade e Confidencialidade (Livre Acesso, Prevenção e Segurança)

A Companhia deve assegurar que medidas técnicas e administrativas apropriadas sejam aplicadas aos Dados Pessoais para protegê-los contra o Tratamento não autorizado ou ilegal, bem como contra a perda acidental, destruição ou danos.

O Tratamento de Dados Pessoais também deve garantir a devida confidencialidade. Dentre as medidas técnicas mais comuns, podem ser descritas:

• Anonimização significa que os Dados Pessoais são tornados anônimos de tal forma que os dados não mais se referem a uma pessoa direta ou indiretamente identificável. O anonimato tem que ser irreversível.

• Pseudoanonimização é um processo pelo qual os Dados Pessoais não mais se relacionam diretamente com uma pessoa identificável (por exemplo, mencionando seu nome), mas não é anônimo, porque ainda é possível, com informações adicionais, que são mantidas separadamente, identificar uma pessoa.

• Responsabilização e Prestação de Contas

A Companhia é responsável e deve demonstrar o cumprimento desta Política, assegurando a implementação de diversas medidas que incluem, mas não se limitam a:

• garantia de que os Titulares dos Dados Pessoais possam exercer os seus
direitos conforme descritos na Seção 5.5 deste Documento;
• registro de Dados Pessoais, incluindo:
• os registros de atividades de Tratamento de Dados Pessoais, com a descrição dos propósitos/finalidades desse Tratamento, os destinatários do compartilhamento dos Dados Pessoais e os prazos pelos quais a Companhia deve retê-los; e
• o registro de incidentes de Dados Pessoais e violações de Dados
Pessoais;
• garantia de que os Terceiros que sejam Processadores de Dados Pessoais também estejam agindo de acordo com esta Política e com a legislação e regulamentação aplicáveis;
• garantia de que a Companhia, quando requerido, registre junto à Autoridade Supervisora aplicável um Encarregado de Dados ou DPO; e
• garantia de que a Companhia esteja cumprindo todas as exigências e solicitações de qualquer Autoridade de Supervisão à qual esteja sujeita.

• Padrões de Segurança

• Importância da Proteção de Dados Pessoais

A Companhia está comprometida com a implementação dos padrões de Segurança da Informação e com a proteção de Dados Pessoais com vistas a garantir o direito fundamental do indivíduo à autodeterminação da informação.

• Garantia da Segurança dos Dados Pessoais

A confidencialidade, integridade e disponibilidade, bem como autenticidade, responsabilidade e não repúdio são objetivos a serem perseguidos para a segurança dos Dados Pessoais.

• Obrigação do Sigilo de Dados Pessoais

Todos os Integrantes com acesso a Dados Pessoais estão obrigados aos deveres de confidencialidade dos Dados Pessoais mediante a anuência no Código de Conduta e Termos de Uso da Braskem, quando do ingresso na Companhia e periodicamente quando necessário.

• Privacidade de Dados Pessoais por Concepção e por Padrão

Ao implementar novos processos, procedimentos ou sistemas que envolvam o Tratamento de Dados Pessoais, a Companhia deve adotar medidas para garantir que as regras de Privacidade e Proteção de Dados sejam adotadas desde a fase de concepção até o lançamento/implantação destes projetos.

• Relação Controlador-Processador de Dados Pessoais

Cada Sociedade Controlada da Companhia é o Controlador dos Dados Pessoais em sua respectiva região ou empresa, sendo necessária a nomeação de um responsável por garantir que os Dados Pessoais estejam sendo tratados de forma correta e de acordo com a legislação e regulamentação aplicáveis naquela região. Em determinadas circunstâncias, uma Sociedade Controlada da Companhia pode atuar como Processadora de outra. Nestes casos, a Processadora é obrigada a seguir a orientação de quem está atuando como Controladora.

• Política de Transferência Internacional de Dados Pessoais

Quando os Dados Pessoais forem tratados em países diferentes de onde foram coletados, a legislação e regulamentação aplicáveis à transferência internacional de dados de cada país devem ser observadas. A Companhia deve garantir a existência e atualização de contratos de transferência internacional de Dados Pessoais.

• Direitos dos Titulares de Dados Pessoais

A Companhia está comprometida com os direitos dos Titulares de Dados Pessoais, os quais incluem:

• a informação, no momento em que os Dados Pessoais são fornecidos, sobre como seus Dados Pessoais serão tratados;
• a informação sobre o Tratamento de seus Dados Pessoais e o acesso aos Dados Pessoais que a Companhia detenha sobre eles;
• a correção de seus Dados Pessoais se estiverem imprecisos, incorretos ou incompletos;
• a exclusão, bloqueio e/ou anonimização de seus Dados Pessoais em determinadas circunstâncias. Isso pode incluir, mas não se limita a, circunstâncias em que não é mais necessário que a Companhia retenha seus Dados Pessoais para os propósitos para os quais foram coletados;
• a restrição do Tratamento de seus Dados Pessoais em determinadas circunstâncias;
• opor-se ao Tratamento, se o Tratamento for baseado em legítimo
interesse
• a retirar o Consentimento a qualquer momento, se o Tratamento dos Dados Pessoais se basear no Consentimento do indivíduo para um propósito específico;
• a portabilidade dos Dados Pessoais a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa em determinadas circunstâncias;
• a revisão das decisões tomadas unicamente com base em
Tratamento automatizado de Dados Pessoais; e
• a apresentação de queixa à Companhia ou à Autoridade de Proteção de Dados aplicável, se o Titular dos Dados Pessoais tiver motivos para supor que qualquer um de seus direitos de proteção de Dados Pessoais tenha sido violado.

• Prestadores de Serviços Terceirizados

Os prestadores de serviços terceirizados que tratem Dados Pessoais sob as instruções da ABMAIS estão sujeitos às obrigações impostas aos Processadores de acordo com a legislação e regulamentação de proteção de Dados Pessoais aplicáveis. A Companhia deve assegurar que no contrato de prestação de serviço sejam contempladas as cláusulas de privacidade que exijam que o Processador de Dados terceirizado implemente medidas de segurança, bem como controles técnicos e administrativos apropriados para garantir a confidencialidade e segurança dos Dados Pessoais e especifiquem que o Processador está autorizado a tratar Dados Pessoais apenas quando seja formalmente solicitado pela Companhia.

Nos casos em que o prestador de serviços estiver localizado fora do país em que o Dado Pessoal foi coletado, as cláusulas contratuais padrão deve ser incluídas no contrato de proteção de Dados Pessoais como um Anexo para garantir que as devidas salvaguardas exigidas pela legislação e regulamentação aplicáveis de proteção de Dados Pessoais sejam implementadas.

• Gerenciamento de Violação de Dados

Todos os incidentes e potenciais violações de dados devem ser reportadas ao DPO ou aos Líderes de cada área. Todos os Integrantes devem estar cientes de sua responsabilidade pessoal de encaminhar e escalonar possíveis problemas, bem como de denunciar violações ou suspeitas de violações de Dados Pessoais assim que as identificarem. No momento em que um incidente ou violação real for descoberto, é essencial que os incidentes sejam informados e formalizados de forma tempestiva.

Violações de Dados incluem, mas não se limitam a qualquer perda, exclusão, roubo ou acesso não autorizado de Dados Pessoais controlados ou tratados pela ABMAIS.

• Auditorias de Proteção de Dados

A Companhia deve garantir que existam revisões periódicas a fim de confirmar que as iniciativas de Privacidade, seu sistema, medidas, processos, precauções e outras atividades incluindo o gerenciamento de proteção de Dados Pessoais são efetivamente implementados e mantidos e estão em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis.

Adicionalmente e conforme previsto na Diretriz Global de Auditoria Interna, o tema deve ser avaliado com a devida periodicidade e de acordo com os riscos existentes. Caso os riscos sejam relevantes a Auditoria Interna deverá incluir revisão independente específica no plano anual de auditoria interna.

• DISPOSIÇÕES GERAIS

Os Integrantes são responsáveis por conhecer e compreender todos os Documentos Orientadores que lhes forem aplicáveis. De forma similar, os Líderes são responsáveis por garantir que todos os Integrantes de sua equipe compreendam e sigam os Documentos Orientadores aplicáveis à Companhia.
Os Integrantes que tiverem perguntas ou dúvidas a respeito desta Política, incluindo seu escopo, termos ou obrigações, devem procurar seus respectivos Líderes e, se necessário a área de Gestão de Riscos / Conformidade da ABMAIS.

Violações de qualquer Documentação Orientadora da Companhia podem resultar em consequências graves à ABMAIS e aos Integrantes envolvidos. Portanto, a falha em cumprir esta Política ou relatar o conhecimento de violação desta Política poderá resultar em ação disciplinar para qualquer Integrante envolvido.

Caso qualquer Integrante e/ou Terceiro tenha conhecimento de um potencial conduta ilegal ou antiética, incluindo potenciais violações às Leis Anticorrupção aplicáveis e/ou Documentações Orientadoras da ABMAIS URBANISMO, incluindo este Documento, devem imediatamente reportar a potencial violação para o time jurídico da companhia. Todos os Líderes devem continuamente encorajar seus liderados a reportar violações.

Nenhuma regra prevista nas Documentações Orientadoras da ABMAIS, incluindo esse Documento, proibirá que Integrantes ou Terceiros possam reportar preocupações ou atividades ilegais para as autoridades reguladoras correspondentes.

MATEOS RADUAN DIAS
CEO

Revisão em: 17 de agosto de 2022. Revisão em: 01 de fevereiro de 2023.